SYGNALIŚCI

PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZENIA PRAWA W BIURZE RACHUNKOWYM

  1. [Wstęp]
    1. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów informacji o naruszeniu prawa oraz stanowi realizację zapisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928).
    2. Przyjmowanie Zgłoszeń naruszeń prawa służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowaniu działań mających na celu ich eliminowanie.
    3. System przyjmowania Zgłoszeń umożliwia zgłaszanie naruszeń prawa za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie Zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę Sygnalisty przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym Zgłoszeniem.
    4. Każda z osób świadczących pracę w Biurze Rachunkowym, niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia (umowy cywilnoprawne, kontrakty B2B), zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury oraz do jej przestrzegania.
  1. [Definicje]
    1. Ilekroć w niniejszej Procedurze jest mowa o:
      1. Biurze Rachunkowym – rozumie się przez to podmiot prawny świadczący usługi
        w zakresie działalności rachunkowo-księgowej;
      2. Procedurze – rozumie się przez to niniejszą Procedurę przyjmowania Zgłoszeń naruszenia prawa w Biurze Rachunkowym;
      3. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje Zgłoszenia naruszenia prawa w dobrej wierze, w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, jak również niezależnie od tego, czy dany stosunek prawny ma być dopiero nawiązany czy już ustał, w tym pracownika, pracownika tymczasowego, byłego pracownika, osoby ubiegającej się o zatrudnienie, osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcy, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej, osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza, praktykanta;
      4. Zgłoszeniu – rozumie się przez to przekazanie Biuru Rachunkowemu informacji
        o naruszeniu prawa;
      5. Osobie, której dotyczy Zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w Zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub co do której zachodzi uzasadnione podejrzenie, że dopuściła się lub dopuści się naruszenia prawa w przyszłości;
      6. Informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazaną Sygnaliście przez Biuro Rachunkowe informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, w terminie wskazanym w Procedurze;
      7. Działaniu następczym – rozumie się przez to działania podjęte w związku ze złożonym Zgłoszeniem, w tym działania mające na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącego przedmiotem Zgłoszenia;
      8. Kanale Zgłoszeń – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie Zgłoszenia;
      9. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem, zgłoszeniem zewnętrznym Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organom publicznym, jak również ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić Sygnaliście nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie uciążliwych postępowań przeciwko Sygnaliście.
  1. [Dokonywanie Zgłoszeń]
    1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie Zgłoszeń jest: K arolina Oparczyk.
    2. Zgłoszenie może być dokonane za pomocą następujących Kanałów Zgłoszeń:
      1. wiadomością e-mail wysłaną na adres zg.one.office@gmail.com, podając tytuł maila Zgłoszenie.
      2. ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę Zgłoszenia.
    3. W przypadku Zgłoszeń ustnych, będą one dokumentowane, za zgodą Sygnalisty,
      w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg.
    4. W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego Zgłoszenia, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.
    5. Zgłoszenia anonimowe pozostawia się bez rozpoznania, czyniąc w Rejestrze Zgłoszeń adnotację „zgłoszenie anonimowe – nie podlega rozpoznaniu, zgodnie z pkt 3.5. Procedury”.
    6. W przypadku zgłoszeń naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, zgodnie z ustawą z dnia 1 marca 2018 r.
      o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1124 ze zm.), w Biurze rachunkowym obowiązuje wewnętrzna procedura anonimowego zgłaszania nieprawidłowości, udostępniana każdorazowo zgłaszającemu.
    7. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze, z zachowaniem należytej staranności i rzetelności. Zakazuje się świadomego składania fałszywych Zgłoszeń. Celowe dokonywanie Zgłoszenia informacji, co do których zgłaszający wiedział, iż są nieprawdziwe lub nie miał uzasadnionych podstaw sądzić, że są prawdziwe (tzw. zgłoszenie w złej wierze) nie spowodują objęcia Sygnalisty ochroną prawną, co więcej taka osoba może ponieść za to odpowiedzialność prawną, w tym karnoprawną, za którą grozi kara grzywny, kara ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2 lub cywilnoprawną (m.in. odszkodowawczą).
    8. W przypadku ustalenia w wyniku analizy Zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, że w Zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej
      w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie, w zależności od okoliczności, może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonanie nieprawdziwego Zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy. Osoba, która dokonała Zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów.
    9. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia nieprawidłowości jako tajemnicy (w tym m.in. tajemnicy przedsiębiorstwa, o której mowa w art. 11 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r.
      o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji Dz.U. z 2022 r. poz. 1233 ze zm.) i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach nieprawidłowości, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.
  1. [Treść Zgłoszenia]
    1. Zgłoszenie powinno zawierać jasne i pełne wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia, w tym:
      1. dane zgłaszającego, w tym dane kontaktowe (adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej),
      2. datę oraz miejsce naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji
        o naruszeniu prawa,
      3. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności wskazujących na możliwość wystąpienia naruszenia prawa,
      4. wskazanie Osoby, której dotyczy Zgłoszenie, lub danych pozwalających na ustalenie jej tożsamości, o ile Sygnalista dysponuje takimi informacjami,
      5. wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej (opcjonalnie),
      6. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa (opcjonalnie),
      7. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania Zgłoszenia,
      8. wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
    2. Sygnalista może skorzystać z formularza zgłoszenia, stanowiącego Załącznik [1] do Procedury.
  1. [Naruszenia prawa, które podlegają Zgłoszeniu]
    1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
      1. korupcji;
      2. zamówień publicznych;
      3. usług, produktów i rynków finansowych;
      4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
      5. ochrony prywatności i danych osobowych;
      6. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
    2. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) jako naruszenia prawa wskazuje również działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
      1. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
      2. bezpieczeństwa transportu;
      3. ochrony środowiska;
      4. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
      5. bezpieczeństwa żywności i pasz;
      6. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
      7. zdrowia publicznego;
      8. ochrony konsumentów;
      9. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
      10. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
        i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
    3. Naruszeniem podlegającym Zgłoszeniu, na mocy niniejszej Procedury jest również naruszenie zasad przewidzianych w Kodeksie Zawodowej Etyki w Rachunkowości sporządzonym przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce.
    4. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji.
  1. [Ochrona Sygnalisty]
    1. Sygnaliści podlegają ochronie określonej w przepisach Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928).
    2. Wobec Sygnalisty, a także osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą nie mogą być podejmowane Działania odwetowe, ani próby czy groźby zastosowania tego typu działań.
    3. Jakiekolwiek działania o charakterze represyjnym czy dyskryminacyjnym wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy osobę podejmującą Działania odwetowe z Biurem Rachunkowym.
    4. Za Działanie odwetowe uznane mogą zostać w szczególności:
      1. odmowa nawiązania stosunku pracy;
      2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
      3. niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
      4. obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
      5. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
      6. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych
        z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
      7. przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
      8. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
      9. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty;
      10. niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
      11. negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
      12. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
      13. przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
      14. mobbing;
      15. dyskryminacja;
      16. niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
      17. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
      18. nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
      19. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
      20. spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
      21. wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych,
        w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.
    5. Sygnalista dokonujący Zgłoszenia w złej wierze, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928).
    6. Dane osobowe Sygnalisty oraz dane na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować jego tożsamość, jak również inne dane zawarte w Zgłoszeniu, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
    7. Dane, o których mowa w pkt 6.6. mogą zostać ujawnione bez zgody Sygnalisty
      w przypadku gdy jest to konieczne ze względu na przepisy prawa, w kontekście prowadzonych postępowań przez organy publiczne lub sądy oraz w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy Zgłoszenie.
    8. Dane osobowe Sygnalisty mogą być przetwarzane przez administratora wyłącznie
      w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia i podjęcia Działań następczych.
    9. Dane osobowe Sygnalisty lub inne dane osobowe zawarte w Zgłoszeniu niemające znaczenia dla rozpatrzenia Zgłoszenia, zostaną niezwłocznie usunięte przez administratora.
    10. Klauzula informacyjna dla Sygnalisty stanowi Załącznik [2] do Procedury.
  1. [Analiza Zgłoszenia i postępowanie wyjaśniające]
    1. Osobą odpowiedzialną za podejmowanie Działań następczych jest K arolina Oparczyk.
    2. Sygnalista otrzyma, w terminie 7 dni od dnia otrzymania przez Biuro Rachunkowe złożonego przez niego Zgłoszenia, potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia, chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
    3. Po otrzymaniu Zgłoszenia, podmiot wskazany w pkt 7.1. podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniom prawa będącego przedmiotem Zgłoszenia poprzez przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego polegającego na:
  1. weryfikacji Zgłoszenia, dowodów przedstawionych przez Sygnalistę,
  2. pozyskaniu dalszych dowodów i informacji,
  3. przeprowadzeniu oględzin,
  4. ustaleniu osób odpowiedzialnych za naruszenie.
  1. W ramach postępowania wyjaśniającego możliwa jest dalsza komunikacja z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje dotyczące Zgłoszenia – podanie ich przez Sygnalistę jest jednak dobrowolne.
  2. Podmiot wskazany w pkt 7.1. może odstąpić od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, gdy z treści Zgłoszenia wynika iż jest ono oczywiście nieprawdziwe lub brak jest możliwości uzyskania informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
  3. Podmiot wskazany w pkt 7.1. poinformuje Sygnalistę, jeżeli odstąpi od podjęcia Działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia. Informacja powinna być udzielona nie później niż w terminie wskazanym w pkt 7.8. poniżej.
  4. Podmiot wskazany w pkt 7.1. może angażować przedstawicieli komórek organizacyjnych Biura Rachunkowego lub niezależnych konsultantów do udziału w postępowaniu wyjaśniającym.
  5. Podmiot wskazany w pkt 7.1. przekazuje Informację zwrotną Sygnaliście o planowanych lub podjętych Działaniach następczych i powodach podjęcia lub zaniechania konkretnych działań w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia o przyjęciu Zgłoszenia – w terminie 3 miesięcy liczonych od upływu 7-dniowego terminu na potwierdzenie, chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
  6. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, podmiot wskazany w pkt 7.1. ocenia zasadność Zgłoszenia i w przypadku uznania go za zasadne, wydaje Biuru Rachunkowemu rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych i dyscyplinujących w stosunku do osoby, która naruszyła prawo, a także rekomendacje w celu wyeliminowania i zapobiegania podobnym naruszeniom w przyszłości, w tym m.in. wydaje rekomendacje co do:
    1. wszczęcia kontroli,
    2. wszczęcia postępowania administracyjnego,
    3. złożenia zawiadomienia o przestępstwie, przestępstwie skarbowym, wykroczeniu, wykroczeniu skarbowym,
    4. złożenia środków prawnych do sądu (m.in. pozew, wniosek).
  7. W przypadku negatywnej weryfikacji Zgłoszenia, podmiot wskazany w pkt 7.1. przekazuje niezwłocznie Sygnaliście oraz Osobie, której Zgłoszenie dotyczyło informacji o dokonanym Zgłoszeniu i wynikach jego weryfikacji, nie później niż w terminie wskazanym w pkt 7.8. powyżej.
  1. [Rejestr Zgłoszeń]
    1. Jednostką odpowiedzialną za prowadzenie rejestru Zgłoszeń jest podmiot wskazany
      w pkt 7.1. powyżej.
    2. Każde Zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń, niezależnie od przebiegu Działań następczych.
    3. Rejestr Zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
      1. numer Zgłoszenia,
      2. przedmiot naruszenia prawa,
      3. dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
      4. adres do kontaktu Sygnalisty,
      5. datę dokonania Zgłoszenia,
      6. informację o podjętych Działaniach następczych,
      7. datę zakończenia sprawy.
    4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze Zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania następcze lub od zakończenia postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
  1. [Zgłoszenia zewnętrzne]
    1. Od dnia 1 stycznia 2025 roku Sygnalista może dokonać również Zgłoszenia informacji
      o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organom publicznym bez wcześniejszego dokonywania Zgłoszenia zgodnie z niniejszą Procedurą.
    2. Zgłoszenie dokonane Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organom publicznym bez wcześniejszego Zgłoszenia zgodnie z niniejszą Procedurą nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.
      o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928).
    3. Celem podjęcia szybkiej reakcji i rozstrzygnięcia zgłaszanego problemu, przed skorzystaniem z możliwości dokonania zgłoszenia zewnętrznego, o którym mowa w pkt 9.1. rekomendowane jest wcześniejsze skorzystanie z kanału wewnętrznego zapewnianego przez Biuro Rachunkowe.
  1. [Postanowienia końcowe]
    1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada K arolina Oparczyk.
    2. Ocena adekwatności i skuteczności Procedury dokonywana jest przez K arolinę Oparczyk .
    3. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Biurze Rachunkowym.
    4. Procedura zostanie opublikowana na stronie internetowej Biura Rachunkowego pod adresem www.ustawadopoduszki.pl/sygnalisci.

Załącznik [1] formularz Zgłoszenia,

Załączniki [2] klauzula informacyjna dla Sygnalisty.

***

Załącznik [1]

FORMULARZ ZGŁOSZENIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

Dane kontaktowe zgłaszającego Imię i nazwisko

Nr telefonu

Adres email

Szczegóły zgłoszenia (data, miejsce, opis zdarzenia)

















Dane osoby, której dotyczy zgłoszenie

Świadkowie
Imię i nazwisko

Dane kontaktowe

Imię i nazwisko

Dane kontaktowe

Dane osób pokrzywdzonych

Opis dowodów wraz z informacją, gdzie można je pozyskać (jeśli nie zostały dołączone do sprawy)







Załączniki






Preferowany sposób kontaktu zwrotnego
□ e-mail □ kontakt telefoniczny
Zgoda na ujawnienie danych Sygnalisty osobom trzecim

□ wyrażam zgodę na ujawnienie moich danych osobom trzecim.
□ nie wyrażam zgody na ujawnienie moich danych osobom trzecim.

OŚWIADCZENIE

Oświadczam, iż zgłoszenia nieprawidłowości dokonuję w dobrej wierze i mam świadomość możliwych negatywnych konsekwencji, związanych z fałszywym zgłoszeniem nieprawidłowości.

Oświadczam również, że zobowiązuję się do zachowania tajemnicy i nieujawniania osobom trzecim, zarówno w czasie trwania postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu, jakichkolwiek informacji powziętych w trakcie lub w związku z rozpatrywaniem zgłoszenia nieprawidłowości.

…………………………………………..

Podpis osoby zgłaszającej nieprawidłowości

POUCZENIE

W przypadku ustalenia w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.

W przypadku zgłaszającego świadczącego na rzecz biura rachunkowego usługi na podstawie umowy B2B lub cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.

Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie biura rachunkowego w związku z fałszywym zgłoszeniem.

Załącznik [2]

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH SYGNALISTY

Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie Państwa danych osobowych?

Administratorem Państwa danych osobowych będzie OneOffice Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością NIP7831791858 (dalej: my lub Pracodawca). Jako administrator dbamy o to by przekazywane nam przez Państwa dane osobowe były bezpieczne. Można się z nami skontaktować listownie na adres: Chwaliszewo 72/16 61-104 Poznań lub za pośrednictwem e-mail: kontakt@one-office.com.pl.

W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Państwa dane osobowe?

Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celu wdrożenia obowiązków prawnych związanych z ochroną sygnalistów zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, w tym w celu przyjęcia zgłoszenia, jego weryfikacji, przeprowadzania postępowania wyjaśniającego oraz prowadzenia rejestru zgłoszeń.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych będzie:

  • wykonanie przez nas obowiązku prawnego,
  • przetwarzanie jest niezbędne dla wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (przeciwdziałanie naruszeniom prawa, ochrona sygnalistów),
  • uzasadniony interes pracodawcy.

Komu przekazujemy Państwa dane osobowe?

Będziemy przekazywać Państwa dane osobowe podmiotom przetwarzającym je w naszym imieniu uczestniczącym w wykonywaniu przez nas czynności, tj. podmiotom przyjmującym zgłoszenia i prowadzącym postępowanie wyjaśniające, podmiotom obsługującym systemy teleinformatyczne lub udostępniającym nam narzędzia teleinformatyczne (IT), hostingodawcom, podmiotom świadczącym usługi niszczenia dokumentów.

Podmioty te przetwarzają dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami, przy czym zakres danych do których mają dostęp jest ograniczony wyłącznie do danych niezbędnych do wykonania czynności na nasze zlecenie. Podmioty te nie mogą wykorzystywać przekazanych im danych osobowych do innych celów niż zostały im przez nas wskazane.

W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony osobie, której dotyczy zgłoszenie naruszenia prawa, może dojść do ujawnienia Państwa danych, jeżeli takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Państwa przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie to nie zostanie przekazane, jeżeli mogłoby zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu, postępowaniu przygotowawczemu lub postępowaniu sądowemu.

Jak długo będziemy przechowywać Państwa dane osobowe?

Będziemy przechowywać Państwa dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie będą miały znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie ich przypadkowego zebrania będą niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych nastąpi w terminie 14 dni od chwili ustalenia, iż nie mają one znaczenia dla sprawy.

Jakie mają Państwo prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych?

Mają Państwo prawo dostępu do swoich danych w każdej chwili.Ponadto, mogą Państwo żądać sprostowania danych osobowych, a także ograniczenia ich przetwarzania.

Przysługuje Państwu także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy prawa.

Czy podanie danych jest obowiązkowe czy dobrowolne?

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jeżeli Procedura przewiduje możliwość dokonania zgłoszenia anonimowego.

Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek niezbędne dla realizacji zgłoszenia, jeżeli Procedura nie przewiduje możliwości zgłoszenia anonimowego.

W przypadku podania danych umożliwiających identyfikację, Państwa dane osobowe nie będą podlegały ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Państwa wyraźną zgodą./Podanie danych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia.

Czy dotyczące Państwa decyzje będą podejmowane w sposób zautomatyzowany?

Decyzje podejmowane na podstawie Państwa danych osobowych nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany. Nie będziemy również wykorzystywać ich do profilowania.