Używanie samochodów w firmie
Trudno wyobrazić sobie dzisiaj prowadzenie działalności gospodarczej bez wykorzystywania samochodu. Dla części przedsiębiorców lub ich pracowników samochód to narzędzie pracy, bez którego byłoby utrudnione, a może nawet niemożliwe wykonanie jakiejś usługi. Niestety samochody nie są ulubieńcami Ustawodawcy i Urzędów Skarbowych ? Tym bardziej samochód osobowy – jedyna rzecz, której Ustawodawca poświęcił tak wiele miejsca w przepisach podatkowych. Tak naprawdę główna problematyka leży w rozliczaniu wydatków dotyczących samochodów w odniesieniu do podatku VAT, jednak przepisy podatku dochodowego też nie należą do najprostszych.
W związku z licznymi przepisami oraz dość zawiłą ich treścią postanowiliśmy spisać je wszystkie w przyjaznej dla przedsiębiorcy formie ? Dziś, w pierwszym wpisie dotyczącym samochodu w firmie zajmiemy się rozliczeniem podatku VAT od wydatków na samochody. W kolejnych wpisach przyjrzymy się przepisom o podatku dochodowym oraz szczególnym przypadkom wykorzystywania samochodów do prowadzenia działalności gospodarczej.
Zasada ogólna -> ograniczamy
Ogólną zasadę dotyczącą rozliczenia podatku VAT od wydatków na samochody znajdziemy w Ustawie o VAT art. 86a. Zasada ta mówi, że od wydatków na pojazdy samochodowe można odliczyć jedynie 50% podatku VAT. Ustawodawca przyjął założenie, że większość pojazdów wykorzystywanych w prowadzeniu działalności jest wykorzystywana do tzw. celów mieszanych, czyli nie tylko do firmowych, ale też prywatnych przedsiębiorcy, jego pracowników, czy innych osób. Jednak co ma na myśli fiskus pisząc “pojazd samochodowy”? Jest to pojazd w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Oznacza to, że ograniczenie nie obejmuje pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony.
Zgodnie z tą zasadą w przypadku wykorzystywania samochodu osobowego do celów mieszanych od wszelkich wydatków z nim związanych (jego zakup, leasing, paliwo, autostrada, naprawy) możemy odliczyć jedynie 50% podatku VAT. W poniższych rozważaniach skupimy się na pojazdach samochodów o masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.
Co z tym drugim 50%?
Pozostałe nieodliczone 50% VAT staje się kosztem podatkowym firmy, nie ma obawy, że zostanie ono niewykorzystane. Skoro Ustawodawca ograniczył prawo do odliczenia podatku VAT, to dał podatnikowi możliwość zaliczenia tego jako koszt, w końcu wydatek został poniesiony i powinien być uwzględniony w wydatkach firmowych.
Kiedy 100%?
- samochody osobowe i pojazdy samochodowe inne niż te, do których stosuje się wyłącznie 50% odliczenie VAT;
- pojazdy o szczególnej konstrukcji.
Samochody osobowe i inne pojazdy samochodowe
Istnieje możliwość odliczenia VAT w wysokości 100% od samochodów osobowych wykorzystywanych tylko i wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej, przy spełnieniu następujących warunków:
- Określenia zasad używania pojazdu
Przepisy nie określają jak mają wyglądać i co mają zawierać owe zasady. Mogą przyjąć one formę regulaminu. Ważne, aby z takiego regulaminu wynikały cele do jakich jest wykorzystywany samochód i zaznaczenie, że nie może on być używany do celów innych niż firmowe. - Prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu
Ewidencja taka zawiera m.in. dane pojazdu, dane osoby kierującej pojazdem, wpisy dotyczące każdego wykorzystania tego pojazdu: kolejny numer, data, cel wyjazdu, opis trasy, liczbę przejechanych kilometrów.
W związku z ewidencją przebiegu pojazdu, tzw, kilometrówką szykujemy dla Was prezent, ale o tym później ? - Złożenia do Naczelnika Urzędu Skarbowego informacji o tym pojeździe
Informację o pojeździe przedsiębiorca musi złożyć w terminie 7 dni – od dnia, w którym poniósł on pierwszy wydatek związany z tym pojazdem – na druku VAT-26, obejmującym szczegółowe informacje o danym pojeździe.
Pojazdy o szczególnej konstrukcji
W przypadku pojazdów o szczególnej konstrukcji, od wydatków na nie możemy odliczyć 100 % VAT również w trzech przypadkach:
- Samochody z dodatkowym badaniem technicznym
Konstrukcja niektórych pojazdów całkowicie wyklucza wykorzystywanie ich do celów innych niż firmowe. Pojazdy takie w stacjach kontroli przechodzą dodatkowe badania techniczne i w dowodach rejestracyjnych posiadają adnotację o spełnianiu ustawowych wymagań – wpis VAT-1a, VAT-1b lub VAT-2. - Pojazdy specjalne
Budowa takich pojazdów jednoznacznie wskazuje, że nie mogą one być wykorzystywane do celów prywatnych. Listę takich pojazdów określa Ustawa o VAT art. 86a ust. 9 pkt. 3 – są to m.in. koparki, ładowarki, żurawie, podnośniki. - Autobusy
Za autobus uważany jest pojazd służący do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą.
Podsumowanie
Podsumowując, zasady odliczenia podatku VAT od wydatków ponoszonych na samochody (50%/100% odliczenia) zależą tylko i wyłącznie od jego przeznaczenia – cele mieszane lub cele wyłącznie firmowe. Będą one dotyczyć zarówno pojazdów nabytych, importowanych czy wytworzonych przez przedsiębiorstwo (do użytku własnego), jak również tych wynajmowanych, dzierżawionych czy leasingowanych.
Jeżeli jesteśmy w 100% pewni, że są to wyłącznie cele służbowe musimy zgłosić auto do Urzędu Skarbowego, wypełniać kilometrówkę i cieszyć 100% odliczeniem. Jednak jeżeli wykorzystujemy dany samochód do celów mieszanych (zarówno dojazd do klienta i wyprawa na zakupy domowe) należy wtedy odliczać 50% podatku VAT.
W każdej chwili przedsiębiorca może dokonać zmiany przeznaczenia wykorzystywania pojazdu z mieszanego, na wyłącznie firmowe (i odwrotnie). Procedura ta nie jest skomplikowana, oczywiście służymy pomocą ?
Wraz z następnym wpisem z serii Samochodów w firmie przygotujemy dla Was przyjazny i łatwy do wypełniania wzór kilometrówki wraz z instrukcją i opisem. Oczekujcie prezentu od nas – najszybciej znajdziecie go na naszym Facebooku ⬅