Wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika firmy, albo członka zarządu spółki może wiązać się z powstaniem u takiej osoby tzw. nieodpłatnego przychodu do opodatkowania.
W dobie KSeF, kiedy dokładnie widoczne są wszystkie nasze wydatki związane z samochodami w firmach, warto zastanowić się, czy nie występuje u nas takie nieodpłatne świadczenie. Szczególnie jeżeli rezygnujemy z przywileju zgłoszenia samochodu osobowego, jako w 100% firmowego. Tym samym wskazujemy, że istnieje możliwość wykorzystania go w celach mieszanych (służbowych i prywatnych).
Czy wtedy skoro samochód nie został zgłoszony do urzędu skarbowego oznacza to, że zawsze istnieje możliwość użycia go w celach prywatnych, ale może w praktyce nie zostało to jeszcze wykonywane? I z ostrożności jest on rozliczany jako wykorzystywany do celów mieszanych? Może po prostu nie chcemy narażać się na dodatkowe formalności związane z prowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdu wykorzystywanego tylko do celów służbowych? I godzimy się dobrowolnie na ograniczanie kosztów i odliczenia VAT od korzystania z takich samochodów i płacimy tym samym wyższe podatki.
Jednak jeśli faktycznie pozwalamy na wykorzystywanie aut do celów prywatnych, to musimy zastosować przepisy dotyczące nieodpłatanego świadczenia.
Wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych przez PRACOWNIKA
W przypadku, gdy udostępniamy naszemu pracownikowi samochód służbowy możemy wyrazić jednocześnie zgodę na BEZPŁATNE korzystanie przez niego z auta do celów prywatnych.
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych określają wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych. Ustala się ją w wysokości:
- 250 zł miesięcznie – dla samochodów:
– o mocy silnika do 60 kW,
– stanowiących pojazd elektryczny w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1083 i 1260) lub pojazd napędzany wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy; - 400 zł miesięcznie – dla samochodów innych niż wymienione powyżej.
W praktyce oznacza to, że przy większości samochodów ryczałt ten wyniesie 400 zł miesięcznie.
Jeżeli pojazd nie był użytkowany przez cały miesiąc, kwotę ryczałtu wylicza się jako 1/30 z 250 zł lub 400 zł za każdy dzień korzystania.
Taki ryczałt, jako nieodpłatne świadczenie zwiększa przychód pracownika, ale nie wpływa na kwotę jego wypłaty na rękę. Firma od wysokości ryczałtu musi odprowadzić podatek dochodowy oraz składki ZUS, tak samo jak w przypadku standardowego wynagrodzenia.
Wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych przez CZŁONKA ZARZĄDU
Inaczej sprawa wygląda w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez członka zarządu spółki. Tutaj stawek wysokości ryczałtu, jako nieodpłatnego przychodu nie reguluje żadne rozporządzenie. Orzecznictwo wskazuje, że wartość nieodpłatnego świadczenia odpowiada wysokości cenom rynkowym wynajmu takiego samochodu.
Kontrowersyjne jest tym samym opłacanie przez spółkę innych wydatków związanych z używaniem takiego pojazdu do celów prywatnych. Organy wskazują, że wtedy do nieodpłatnego przychodu członka zarządu powinniśmy doliczać również te wydatki (jak paliwo czy parking).
Najbardziej odpowiedni model może polegać zatem na tym, że firma finansuje tylko przejazdy służbowe. Użytkownik natomiast pokrywa paliwo oraz inne wydatki związane z przejazdami prywatnymi.
Wartość nieodpłatnego przychodu doliczamy do przychodu członka zarządu i odprowadzamy od tego podatek dochodowy oraz składki ZUS (w zależności od tego, jaki model „zatrudnienia” posiada członek zarządu w spółce).
Formalności – umowa zezwalająca na używanie pojazdu
Dla celów dowodowych i wykazania zasad rozliczenia przed urzędem skarbowym firma powinna zadbać o dokumentację:
- Dla członka zarządu: Uchwała zarządu (lub wspólników) określająca zasady korzystania z auta.
- Dla pracownika: Umowa zezwalająca na wykorzystywanie pojazdu do celów prywatnych.
Powinna ona być podpisana na konkretny samochód oraz określać warunki wykorzystywania auta. Na przykład zakaz podróżowania za granicę, kierowania pojazdu przez osoby trzecie, czy informacje o wysokości nieodpłatnego świadczenia.
Alternatywa – umowa najmu?
Czy zamiast BEZPŁATNEGO udostępniania auta lepiej zawrzeć umowę najmu z pracownikiem lub członkiem zarządu?
Jeśli osoba ta płaci czynsz za prywatne korzystanie z samochodu, nie powstaje nieodpłatne świadczenie. Warto jednak pamiętać o dwóch kwestiach:
- Dla firmy pobierany czynsz stanowi dodatkowy przychód z opodatkowanych usług najmu.
- Stawka najmu musi mieć charakter rynkowy – w przeciwnym razie urząd zakwestionuje transakcję.
- Koszt rynkowego najmu za cały miesiąc może być dla użytkownika znacznie mniej opłacalny niż opodatkowanie ryczałtu 400 zł.
Zawsze warto skonsultować się w tej sprawie z doradcą podatkowym oraz prawnikiem w zakresie umowy.