Dlaczego trzeba uważać na podawany numer NIP do faktury?

Kolejny miesiąc z KSeF za nami i kolejna sprawa, która regularnie powraca w rozmowach z klientami: NIP nabywcy.

Choć system wydaje się nowoczesny, ma jedną istotną lukę: jak czytamy na stronie Ministerstwa Finansów: https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/ w sekcji „Wystawianie i otrzymywanie faktur” systemNIE SPRAWDZA POPRAWNOŚCI DANYCH KONTRAHENTA na etapie wysyłania faktury.

Oznacza to jedno – musimy uważnie podawać nasze dane kontrahentom, aby uniknąć błędów i niepotrzebnych korekt faktur. Przypominamy bowiem, że po wejściu KSeF całkowicie zniknęły nam noty korygujące i wszystkie błędy należy poprawiać fakturami korygującymi.

Szczególną uwagę należy zwrócić przy podawaniu danych:

• na stacjach benzynowych, czy w sklepach stacjonarnych, gdzie podajemy NIP zwykle z pamięci;
• przy podawaniu danych na platformach typu Allegro, gdzie często faktury są wystawiane automatycznie przez systemy sprzedażowe.

KSeF przepuści fakturę z błędnym NIPem, ale my jej nigdy nie zobaczymy w naszym systemie – dotrą do nas tylko faktury z prawidłowym numerem NIP.

Pomyłka może nas kosztować – brak faktury, załatwianie korekt i dodatkowe dokumenty do księgowania.

Co możemy zrobić jako sprzedawca?

Z drugiej strony jako sprzedawca możemy zwrócić większą uwagę na podawane dane od klientów, szczególnie tych jednorazowych. Warto używać funkcji w naszych programach typu „Pobierz dane z GUS” przy wystawianiu faktur. Od razu zweryfikuje to podane przez nabywcę informacje.

Tak to wygląda przy wystawianiu faktury w Aplikacji Podatnika KSeF: