W życiu każdego przedsiębiorcy trafia się moment, gdy kontrahent zalega z płatnością za fakturę. Sytuacja jest podwójnie trudna, ponieważ bez względu na brak przelewu, podatki do urzędu skarbowego trzeba odprowadzić w terminie.
Co można zrobić, aby skutecznie wyegzekwować należność i jak uratować płynność finansową firmy, gdy partner biznesowy zawodzi?
Formalne i umowne sposoby na ściągnięcie należności
Jeśli termin płatności minął, nie warto zwlekać. Działania windykacyjne najlepiej stopniować, zaczynając od metod polubownych:
- Przypomnienie o płatności – krótki e-mail, SMS lub telefon. Często opóźnienie wynika ze zwykłego przeoczenia.
- Polubowne wezwanie do zapłaty – oficjalne pismo wysyłane, gdy przypomnienia nie przynoszą skutku.
- Rozłożenie długu na raty – jeśli kontrahent ma chwilowe problemy finansowe, warto zaproponować ugodę i nowy harmonogram spłat.
- Droga sądowa – ostateczność, czyli złożenie pozwu o zapłatę i skierowanie sprawy do komornika.
Ważne: W każdej z tych sytuacji masz prawo do naliczania odsetek ustawowych za opóźnienia w transakcjach handlowych. Możesz je naliczać już od pierwszego dnia po upływie terminu płatności.
Co z podatkami przy nieopłaconych fakturach?
Przy standardowym rozliczeniu podatkowym obowiązuje zasada memoriałowa. Oznacza to, że musisz zapłacić podatek VAT oraz dochodowy (PIT lub CIT) od wystawionej faktury, nawet jeśli nie otrzymałeś za nią ani grosza.
Na szczęście przepisy przewidują ratunek w postaci ulgi na złe długi. Pozwala ona na skorygowanie (odzyskanie) podatków na czas, dopóki dłużnik nie ureguluje należności.
Ulga na złe długi w VAT
Ulga dotycząca VAT powstała by pomniejszyć podatek VAT należny, jeśli faktura nie została opłacona w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu płatności.
Warunki skorzystania z ulgi:
- Od daty wystawienia faktury nie upłynęły 3 lata (licząc od końca roku, w którym została wystawiona).
- Wierzyciel jest czynnym podatnikiem VAT na dzień poprzedzający dzień złożenia deklaracji podatkowej.
W innym przypadku, aby móc zastosować ulgę musi być spełniony jeden z poniższych warunków:
- wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego,
- lub wierzytelność została wpisana do rejestru długów prowadzonego na poziomie krajowym,
- wobec dłużnika ogłoszono upadłość konsumencką na podstawie odrębnych przepisów.
Jak to zrobić w praktyce? Ulgę rozlicza się poprzez plik JPK_V7 za miesiąc, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności. Jeśli dłużnik w przyszłości ureguluje należność, będziesz musiał wykonać ponowną korektę i oddać VAT do urzędu.
Ulga na złe długi w PIT / CIT
Działa podobnie jak w VAT – pozwala na zmniejszenie podstawy opodatkowania (zarówno przy wyliczaniu zaliczek miesięcznych/kwartalnych, jak i w zeznaniu rocznym) o wartość nieopłaconej sprzedaży, jeśli minęło 90 dni od terminu płatności.
Aby skorzystać z ulgi na złe długi w CIT muszą zostać spełnione wszystkie trzy warunki łącznie:
- od daty wystawienia faktury (rachunku) lub zawarcia umowy dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 2 lata,
- faktura lub umowa jest zawarta przez podatników, których przychody są opodatkowane w Polsce,
- dłużnik na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym wierzyciel składa zeznanie podatkowe, nie może być w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub likwidacji.
Co jeśli dłużnik zapłaci później? Jeśli kontrahent ureguluje dług po tym, jak skorzystałeś z ulgi, będziesz musiał zwiększyć podstawę opodatkowania (dodać tę kwotę z powrotem do dochodu) w rozliczeniu za okres, w którym otrzymałeś pieniądze.
Kiedy nieściągalny dług można wrzucić w koszty?
Jeśli wszelkie próby odzyskania pieniędzy zawiodły, a dłużnik okazał się całkowicie niewypłacalny, należność można uznać za nieściągalną i ostatecznie wyksięgować ją w koszty uzyskania przychodów (KUP).
Nie wystarczy jednak sama wiedza o tym, że kontrahent nie ma pieniędzy. Musimy to formalnie udokumentować. Można to zrobić za pomocą:
- postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo
- postanowieniem sądu o:
- oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub
- umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku,
- ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, albo
- protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.
Takie udokumentowanie nieściągalności należności pozwoli na jej wyksięgowanie.
WAŻNE: Kosztem uzyskania przychodów nie mogą być wierzytelności przedawnione. Zgodnie z Kodeksem cywilnym roszczenia z tytułu sprzedaży w ramach działalności gospodarczej przedawniają się z reguły po 3 latach. Dlatego cały proces windykacji i dokumentowania nieściągalności należy dobrze zaplanować w czasie.