Dlaczego kwota płatności może być myląca i gdzie leży problem?
Minęły pierwsze dwa miesiące funkcjonowania KSeF w dużych podmiotach i okazało się, że nie zawsze wizualizacja faktury jest czytelna dla odbiorcy. Sposób prezentacji danych w różnych programach zastawia na nam czasem pułapki KSeFowe. Łatwo się przez to pomylić przy wykonywaniu przelewów.
Zamęt wprowadzają głównie dodatkowo naliczone opłaty, jak odsetki czy raty za sprzęt na fakturach od dostawców telekomunikacyjnych. Problem pojawia się też na fakturach leasingowych.
Wcześniej faktury były czytelne i w jednym miejscu mogliśmy zobaczyć wszystkie dodatkowe koszty i ostateczną kwotę do zapłaty. Przykład poniżej:
Obecnie wizualizacja podobnej faktury po pobraniu z KSeF wygląda następująco:
Kwota należności ogółem powyżej jest różna od kwoty do zapłaty (tutaj powiększonej o wysokość raty).
Niestety, jak zgłaszają nam klienci i sami obserwujemy u nas – programy często automatycznie „zaciągają” tę pierwszą sumę. Wynika to z faktu, że systemy bazują na podsumowaniu stawek podatku, pomijając kwoty niepodlegające opodatkowaniu VAT, takie jak odsetki czy raty.
Nasza rekomendacja
Zalecamy zatem, aby nie tylko bazować na tym, co widzimy w podsumowaniu faktury po jej pobraniu do swojego systemu. Warto każdorazowo zweryfikować pełną wizualizację dokumentu.
Na szczęście większość dostawców usług nie zrezygnowała z przesyłania wizualizacji w innej formie nadal mailowo. Te załączniki są obecnie kluczowe w „odszyfrowywaniu” plików z KSeF – warto do nich zaglądać przed zatwierdzeniem przelewu 🙂
Jednocześnie przypominamy – numer KSeF faktury od 1 stycznia 2027 ma stać się OBOWIĄZKOWYM numerem do wpisania przy dokonywaniu płatności w banku.
Nie będzie to obligatoryjne tylko w przypadku płatności online lub blik przed otrzymaniem faktury.